2018年，青島因上合峰會名揚海內外。2018年，青島人民因上合峰會而驕傲自豪。作為有幸參與籌備峰會的一支前沿力量，市政府外辦根據上合組織青島峰會籌備委員會和外交部、省市統一部署，在各兄弟部門的大力支持下，全體籌備人員歷經290多天的日夜奮戰(zhàn)，圓滿完成了會務禮賓工作組的重要任務，開創(chuàng)了青島外事服務保障工作史上“三個前所未有”：一是會議規(guī)格前所未有。習近平主席首次主持上合峰會，包括主席在內的12個國家領導人出席會議。二是會議規(guī)模前所未有。包括11個外國領導人、10個國際組織負責人在內的2000多名外賓參會。三是會議籌備工作強度前所未有。會議共舉辦各類活動80多場。

　　上合峰會成功召開的背后凝聚著無數服務保障人員默默無聞的奉獻和難以想象的辛勞，外賓接待更是一項極其特殊的任務，復雜性高、敏感性強，接待人員直接面對各國元首等重要貴賓，是峰會重要環(huán)節(jié)之一，事關峰會的成功舉辦，事關國家、我省、我市對外良好形象。為完成這項責任重大、使命光榮的任務，我們從全省范圍內遴選了素質過硬、業(yè)務精湛的接待團隊，開展了嚴格的培訓和實戰(zhàn)演練，建立了高效順暢的工作機制，熱情細致接待外方先遣團，各方面科學高效、嚴謹細致的工作，確保了外賓接待工作的圓滿完成，展現了山東青島對外開放的良好形象，贏得了參會代表的高度評價和贊賞。

　　精挑細選組建接待團隊

　　外賓接待團隊的形象代表著青島形象、山東形象、國家形象。我們高標準選拔接待人員，共從省內各地市、市直部門、區(qū)市精挑細選了330多名政治素質好、工作責任心強、外事接待經驗豐富的同志擔任聯絡員，組建了由10個區(qū)（市）、功能區(qū)和市直部門牽頭的22個“一對一”外賓接待團隊。按照個人特長和崗位需要，又將每個接待團隊的聯絡員細分為綜合聯絡員、副聯絡員、證件聯絡員、酒店聯絡員、行李聯絡員及機場聯絡員等，實現了定人定崗、定責定位，做到了各司其職、各負其責。

　　高標準開展培訓和演練

　　從高等院校邀請經驗豐富的專家和老師，為接待團隊進行了禮賓禮儀、外事紀律、機場通關、民族宗教、醫(yī)療衛(wèi)生等10余場專項培訓，累計培訓2000多人次。為確保接待工作順暢熟練、一氣呵成，組織接待團隊多次到會場、酒店、機場、參觀場所等開展實地演練，對外賓的行程、作息、飲食、風俗、宗教信仰等反復研究，開展了不計其數的現場演練，試驗了各不相同的工作方案，平均每個團隊修改接待方案20余稿；對細分的180多個接待要項不斷推演打磨，更新完善，將接待活動細化到每一個流程、每項工作任務，每個時間節(jié)點，每個工作人員。通過培訓和演練，接待人員提高了專業(yè)水準，熟悉了接待流程，增強了業(yè)務能力，為做好接待工作打下了堅實基礎。

　　接待好外方先遣組

　　正式會議前，先后接待了外方先遣組兩次集中考察和各國（國際組織）先遣人員自行考察共計44批350人次。與外方先遣組開展了認真細致的工作對接，針對外方提出的通信、食材、住宿、會外活動等各方面?zhèn)€性化需求，多次召集部門協調會，盡最大努力予以協調和解決。面對外方先遣組風格迥異的考察、詢問和要求，接待團隊的同志們熱情耐心接待、有節(jié)有度答復，展示了開放、包容、負責任的大國形象。

　　建立高效順暢的工作機制

　　籌備工作時間短、任務重、壓力大、要求高，為確保各項工作順利開展，市政府外辦建立了高效的集中辦公制度、請示匯報制度、每日客情制度、每日例會制度等內部管理制度，并風雨無阻地堅持執(zhí)行。會期20天前是接待工作最忙最緊張的時候，外賓的行程、航班和參會要求等信息接踵而至，接待人員每天都要處理不計其數的電話和郵件，及時收集客情信息，并匯總報送給相關領導、酒店、機場、會務、注冊等工作部門，確保各相關方面都能及時掌握外賓的最新行程安排和需求，以便做好接待準備工作。由于時差等原因，雖然每天睡兩三個小時已成為工作常態(tài)，有的甚至累病在工作崗位，但同志們依然以飽滿的熱情和干勁堅守在工作崗位，舍小家顧大家，為了上合峰會的圓滿成功召開作出了無私奉獻。

　　上合峰會的禮賓接待工作得到了中外領導人、與會代表、媒體記者和國際社會的一致好評。中央政治局委員、中央外辦主任楊潔篪表示，禮賓接待“賓至如歸”。外事無小事，有時一件看似很不起眼的“小事”，處理不當就可能會演變成影響國家間關系的“大事”。在外事接待過程中，與外賓相處應互相尊重、平等相待、不卑不亢、避免禁忌，不僅要體現熱情友好，更要把握好具體分寸，做到“關心有度”、“距離有度”、“舉止有度”，把與外賓相關的每件“小事”當成“大事”看待，及時請示匯報，妥善處置對待，只有這樣才能不出紕漏，才能在接待好外賓的同時，維護好國家形象和利益。上合組織青島峰會已經載入我國外交史冊，但奔波在峰會籌備工作一線的這支特殊的隊伍，他們仍在繼續(xù)前行，一如既往地活躍在青島改革開放的前沿，用自己的言行繼續(xù)講述著“青島故事”和“中國故事”！

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